Официально-деловой стиль: примеры. Официально-деловой стиль документа, речи. Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем

16 Апр

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

Сегодня вы узнаете:

Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
Как правильно написать деловое письмо.

Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

Зачем нужна деловая переписка

Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

Отличия деловых писем от других

Основные отличия состоят в следующем:

Стилистика изложения;
Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
Оформляется на официальном бланке компании;
Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
Редко занимают объем более 1 страницы;
Наличие строгой служебной субординации.

Виды деловых писем

Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

Письма, отвечать на которые не нужно.

Гарантийное письмо;
Сопроводительное;
Информационное;
Письмо-предупреждение;
Письмо-напоминание.

Письма, на которые нужен ответ.

Обращение;
Предложение;
Запрос;
Требование;
Прошение.

Некоммерческие письма.

Письмо-приглашение;
Письма с выражением соболезнования;
Письма с выражением благодарности;
Письма с информированием о чем-либо;
Письма, в которых содержатся рекомендации;
Гарантийные письма;
Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
Письма с поздравлениями по разным поводам;
Письмо-просьба;
Письма с инструкциями;
Сопроводительные письма.

Письма коммерческой направленности.

Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

К ним относятся:

Письма с ответами на запросы;
Непосредственно запрос;
– письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
Претензия;
Напоминание;
Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.

Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
Составленные по строгому образцу.

По адресатам.

Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.

Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

Отправленные в виде факсового сообщения;
Отосланные по электронной почте;
Те, что отправлены в обычных конвертах.

Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

Секреты правильного оформления

Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

Стилистика.

Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

Требования к изложению информации.

Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

Адресно, предназначается конкретному лицу;
На дату написания вся информация должна быть актуальна;
Достоверно;
Беспристрастно;
Аргументировано;
Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.

Бланк.

Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

Для написания делового письма используются листы формата А4;
Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.

Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

Нумерация.

Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

Деление на части.

Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

Наличие исправлений.

Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

Используемые реквизиты.

Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
Название компании полностью;
Номера факса и телефона;
Номер банковского счета;
Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.

Деловое письмо после проведенной встречи

Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для . Как отразить это в письме, обсудим дальше.

Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами «.
Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам.. .».

Электронные деловые письма

Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

1 этап. Указываем адресата.

В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

2 этап. Обращение.

Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

Пример : Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

3 этап. Изложение цели.

Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

Как закончить деловое письмо

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

Как попрощаться с адресатом.

Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

Приведем несколько вариантов:

С уважением к Вам…;
С пожеланием успехов…;
С наилучшими пожеланиями…

Ставим подпись правильно.

Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

Деловые письма на английском языке

Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

Дата написания.

Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

Реквизиты получателя.

Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

Указание адреса.

Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

Как обратиться к получателю.

Стандартные обращения:

Dear Madam;
Dear Sir;
Dear Sir or Madam;
Dear Mrs;
Dear.

После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

Тематика.

Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

Основной текст.

Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

Как попрощаться.

Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

Оформление подписи.

Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

Оформление приложений.

Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

Что писать с заглавной буквы.

Фамилии и инициалы;
Наименования компаний;
Наименования городов, штатов и так далее;
Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
Первые слова в прощании;
Вступительные обращения.

Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

Образцы деловых писем на русском и английском языках

Заключение

Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

Наименование.
Адрес.
Контактные телефоны.
Сайт.
Электронную почту.
Логотип.
Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

Изучение вопроса.
Написание проекта письма.
Его согласование.
Подписание.
Регистрация.
Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

Позицию адресата.
Характер отношений.
Официальность.
Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
Предметом общения является деятельность компании.
Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
Адресной, предназначенной конкретному адресату.
Актуальной в момент написания письма.
Достоверной и беспристрастной.
Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

Информационными.
Инструктивными.
Поздравительными.
Рекламными.

Также бывают письма:

Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
Запросы.
Извещения.
Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
Одинаковые языковые средства.
Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

поздравительное письмо;
информационное письмо;
и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

дата написания,
реквизиты отправителя и получателя,
вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

По структуре письма можно подразделить на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

Регламентированные письма составляются по определенному образцу. При этом соблюдаются жесткие требования к формату бумаги, составу реквизитов, структурных частей, оформлению всех элементов письма. Большинство официальных писем имеют строго определенный вид и характер. При составлении таких писем используются конкретные языковые формулы.

Регламентация структуры официальных писем в большинстве случаев является результатом многолетней практики деловой переписки. Однако не стоит считать накопившийся в этой области опыт бюрократией, от которой обязательно следует избавляться. Напротив, стандартизация переписки имеет положительные результаты. Например, в случае использования в однотипных ситуациях стандартных посланий сокращается время на составление текста письма отправителем, чтение и понимание получателем.

Очень часто обмен знаниями подрывается на начальном этапе. Недостаточное умение изложить информацию в письменной форме может разрушить процесс, сделав информацию сложной для понимания, увеличив время, необходимое для осознания того, что сказано.

Нерегламентированные письма используются в деловой переписке реже, чем регламентированные. Они имеют более свободную форму, структуру и стиль изложения. Как правило, нерегламентированные письма пишутся в ситуациях, отличных от типовых, стандартных. С этим и связана потребность дополнительных разъяснений, использования более выразительных речевых средств. Тем не менее в таких письмах тоже применяются традиционные языковые формулы. Примером нерегламентированных писем может служить: рекламное письмо, пресс-релиз, пакет предложений.

При составлении делового письма важно придерживаться конкретного правила. Письмо должно быть построено в следующей логической последовательности: вызвать внимание, вызвать интерес, изложить суть, сформулировать желаемое действие.

Особенно важно помнить это правило при подготовке нерегламентированного делового письма. Именно в таких письмах у автора есть возможность выбора структуры построения текста и стиля изложения, а следовательно, есть возможность ошибки. В регламентированных письмах, форма и текст которых уже отработан, ошибки менее вероятны.

К деловому письму предъявляются следующие общие требования.

Деловое письмо:

- должно быть кратким, конкретным, логичным, однозначным, не допускающим разное толкование изложенного;
- пишется в официальном стиле и нейтральном тоне, без эмоциональных фраз и высказываний;
- должно иметь убедительную аргументацию;
- не должно иметь орфографических и синтаксических ошибок.

Письмо должно содержать заголовок в виде разъяснения того, какому вопросу оно посвящено. Например, "О поставке оборудования", "О повышении квалификации инженеров технической службы" и т.п. Это необходимо для ускорения работы с входящими документами организации- адресата, в которой, в действительности, заинтересованы обе стороны - и организация-отправитель, и адресат. Если заголовок не сформулирован, то для того чтобы понять о чем письмо, какому должностному лицу его нужно передать для ответа и исполнения, может потребоваться много времени. Кроме того, есть вероятность ошибки, если человек, работающий с входящей в организацию корреспонденцией, не поймет о чем идет речь в письме. В таком случае также происходит задержка во времени, пока письмо передается из отдела в отдел в поисках настоящего адресата. Вполне возможно, что письмо будет потеряно.

Таблица 2.1 Традиционные языковые формулы официально-деловой переписки

Языковые формулы	Пример устойчивого языкового оборота
Выражающие мотив создания делового письма	В подтверждение нашей договоренности... В соответствии с ранее достигнутой договоренностью... В ответ на Ваш запрос сообщаем... Согласно постановлению Правительства... На основании изданного приказа... В порядке оказания помощи прошу Вас...
Формулирующие причину обращения к адресату	В связи с финансовыми трудностями... Ввиду задержки получения груза... В связи с нарушением срока поставки... Учитывая увеличение спроса на продукцию... Ввиду особых обстоятельств... В связи с завершением работ по...
Цель создания документа	В целях обмена опытом направляем... В целях увеличения товарооборота... В целях упорядочения работы структурных подразделений организации... В целях расширения сотрудничества... Во исполнение постановления... Во избежание конфликтных ситуаций... Для согласования спорных вопросов... С целью ознакомления... просим..
	Прошу рассмотреть... Прошу изыскать возможность... Убедительно прошу решить вопрос о... Обращаемся к Вам с просьбой...
Требование	Настаиваем на выполнении договоренности... Требуем решения... Требуем представить...
Распоряжение, приказ	Назначить на должность... Обязать должностные лица, ответственные за...
Напоминание, предупреждение	Напоминаем вам, что срок соглашения истекает... Уведомляем вас, что... Считаем необходимым напомнить... Организация оставляет за собой право...
Предложение	Предлагаем Вам... В ответ на Ваш запрос предлагаем Вам
Отказ от предложения	К сожалению, удовлетворить вашу просьбу не представляется возможным... В настоящее время организация не располагает возможностью... Мы не можем предоставить интересующую вас информацию, так как... Организация не может представить информацию о... Ваше распоряжение не может быть выполнено в установленные сроки по следующим причинам... Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше указание не может быть выполнено в связи...
Сообщение, уведомление	Доводим до вашего сведения, что... Сообщаем, что... Извещаем Вас о том, что... Ставим Вас в известность... Докладываю о... Организация извещает о...
Обещание, гарантия	Организация гарантирует... Гарантируем Вам... Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки...

При подготовке делового письма следует помнить о важности правильной композиции его содержания, т.е. выстраивании структуры его текста.

Композиция текста делового письма - это последовательность расположения его составных частей (аспектов).

Структура делового письма зависит от объема и сложности информации, которую отправитель хочет донести до получателя. Наиболее рациональной считается простая структура текста, состоящая из одной-двух частей: вступления и заключения. При этом во вступлении излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, а во второй части содержатся выводы, просьбы, предложения, решения.

При необходимости изложить в письме сложную для восприятия, или спорную информацию, письмо следует структурировать следующим образом: вступление, основная часть (доказательство), заключение. В таком случае во вступлении приводится причина возникновения вопроса, или его краткая история. В основной части излагаются существо вопроса, доводы, доказательства, факты. В заключении письма также как и в первом случае формулируется предложение или просьба.

Описанная структура характерна для традиционного, принятого в российских организациях делового письма. Она не является строго заданной и неизменной, но создавая иную композицию документа, следует помнить о том, чтобы иная - оригинальная структура была логичной, а текст кратким, но в то же время конкретным и понятным получателю.

Таблица 2.2 Типы речевых действий письменного делового общения

Смысловой аспект сообщения	Глагольная конструкция
Сообщение	Сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем, доводим до Вашего сведения, обращаемся к Вам в связи...
Предложение	Предлагаем, представляем Вам, направляем Вам предложение (о, относительно)
Просьба, требование
Приказ, распоряжение	Приказываю, постановляю
Подтверждение, заявление	Подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем
Обещание	Заверяем, обязуемся, гарантируем
Напоминание, предупреждение	Напоминаем, обращаем Ваше внимание
	Вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу
Выражение отношения	Благодарим, выражаем признательность, с сожалением сообщаем, приносим извинения, желаем успехов, выражаем соболезнование

При оформлении делового письма также должен соблюдаться ряд требований. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

* юридическую силу письма;
* качественное и своевременное составление и исполнение письма;
* организацию оперативного поиска писем.

Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты. Как правило, реквизиты указаны на бланке организации.

Бланк письма - это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.

В состав реквизитов входят: наименование организации-отправителя, почтовый и электронный адрес, телефон, исходящий номер письма, адресат, заголовок к тексту, дата, подпись и др. (полный перечень реквизитов приведен в приложении 4). Если составляется ответ на полученное ранее письмо, то к реквизитам следует добавить его номер и дату.

На восприятие делового послания влияет аккуратность его оформления. Например, поля делового письма должны соответствовать определенным требованиям. Каждый лист, оформленный как па бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей: левое - не менее 20 (мм), правое - не менее 10, верхнее - не менее 20, нижнее - не менее 20. Размер шрифта должен быть одинаковым во всем тексте делового письма. Он не должен быть ни слишком крупным, ни слишком мелким. Как правило, применяют стандартный шрифт Times New Roman с 12-м размером (кеглем). Если объем письма превышает две страницы, то в нижних правых углах листов необходимо произвести нумерацию.

Регистрационный номер и дата ставятся в левом верхнем углу письма. В общем случае письмо визируется руководителем подразделения, его подготовившего и подписывается руководителем организации. В некоторых случаях оно может визироваться и другими должностными лицами, имеющими отношение к данному вопросу. Кроме того, в деловом письме, в нижней части листа (под подписью руководителя) приводится информация о подготовившем его исполнителе - должность, ФИО, номер служебного телефона.

Создание электронного послания имеет существенные отличия от традиционного письма. Во-первых, во многих случаях электронное письмо имеет полуофициальный характер, в результате чего снижается формальность общения. Составитель тратит на написание электронного письма гораздо меньше времени, так как ниже требования к стилистике речи.

В случае если электронное послание должно иметь официальный характер, т.е. по электронной почте пересылается не просто сообщение, а документ, он должен быть удостоверен подписью. Для этого предусмотрена электронно-цифровая подпись.

Таким образом, структура и стиль, оформление делового письма определяются целым рядом общих требований, во многом соответствуют сложившимся традициям. В то же время многие крупные компании разрабатывают свой, корпоративный, стандарт оформления деловых писем, в котором предусмотрены правила обращения к адресату, требования к структуре письма, реквизиты, подпись и некоторые другие элементы.